O design aplicado ao processo de recrutamento

Grandes mestres de design resolveram aplicar os seus conhecimentos na gestão de recursos humanos, ou mais específicamente, no processo de recrutamento. O resultado é uma série de ideias estimulantes sobre como pode melhorar o processo de recrutamento na sua empresa. Aprecie não só o resultado como também (e especialmente) o método.

É difícil contratar designers. Realmente difícil. Num mundo onde quase todas as empresas estão ativamente a recrutar e contratar designers não existe um padrão bem documentado ou estabelecido para avaliar estes candidatos. Muitos gestores de design tiveram anos de experiência para aperfeiçoar as suas capacidades enquanto designers mas muito poucos tiveram a oportunidade de aprimorar as suas capacidades de gestão.

Recentemente, Lindsay Mindler da Remind perguntou “Como é que desenho a minha equipa?” e líderes de design de toda a indústria responderam com excelentes conselhos sobre como encontrar candidatos e como contratar. A discussão foi fenomenal mas deixou-nos a pensar:

“Como é que recrutamos esses designers assim que os tivermos encontrado?”

O Jonathan e eu somos membros de um maravilhoso grupo de dim sum, cujo anfitrião é John Maeda da KPCB. Ao longo do tempo este grupo de líderes de design começou a migrar as suas significativas conversas dos dim sum de domingo para estimulantes discussões sobre o Slack. Apesar de uma conversa presencial não poder ser replicada virtualmente a transição permitiu-nos abrir a discussão a uma muito maior comunidade do design. Na medida em que o grupo tem crescido tivemos a oportunidade de organizar fantásticos seminários para guiar as discussões ao redor do design como uma carreira. Semanalmente, um par de designers são moderadores de uma discussão. No mês passado, Jonathan Lieberman e eu moderámos um seminário pensado para nos ajudar a identificar e estabelecer padrões ao redor do recrutamento de designers.

A discussão foi incrível e quisemos partilhar o feedback deste seminário convosco. Esperamos que considerem este guia tão perspicaz e útil como nós.

A avaliação de um candidato a designer, como a avaliação do trabalho de design, tem o seu próprio conjunto de critérios. Estes critérios inserem-se em duas categorias: critérios gerais (para todos) e critérios para gestores.

A capacidade de apresentação é um tema recorrente mas Dave Young lembrou-nos que “a capacidade de apresentação é ótima mas por vezes enganosa.”

A capacidade de apresentação surge como importante na medida em que é indicativa de capacidades de comunicação – mas a leitura de um guião não deverá ser confundida com a forma como se comunica. Certifique-se de que aprofunda as capacidades de comunicação espontânea do candidato, interrompendo e colocando questões. Os candidatos com uma forte capacidade de comunicar o seu trabalho de design a outros prestam-se a uma melhor colaboração no seio da organização.

Opinião de Erika Hall, fundadora da Mule Design:

“O mais importante é como os candidatos apresentam o seu trabalho, descrevem os desafios e o seu papel em relação aos mesmos; e como se vendem. Isto permite-nos avaliar não apenas a qualidade da resolução de problemas e capacidades/conhecimentos de design do candidato mas também as suas habilidades de comunicação e em que medida pretende realmente fazer parte de uma equipa interdisciplinar e participativa, em vez de surgir como colaborador individual altamente especializado.”

Comentário de Peter Cho, vice-presidente do Inkling.com:

“Os candidatos também têm de apresentar o seu trabalho ao grupo para que tenhamos a oportunidade de ver como contam a história do seu processo durante essa sessão.”

As aptidões para resolução de problemas surgem como outro tema recorrente. A certa altura Jeffrey Veen escreveu “O bom design resolve problemas.” A maioria dos gestores de design sabe isto – e isso mostrou-se nas respostas que obtivemos.

Bob Baxley tem uma tira interessante sobre como descobrir “que os [candidatos] desconstroem uma decisão e como questionam/exploram os constrangimentos” colocando uma única questão:

“Vou oferecer-lhe um de dois super-poderes. Só poderá escolher um. Terá esse super-poder para toda a vida e será a única pessoa no mundo a tê-lo. As suas opções são a capacidade de voar ou a invisibilidade. Qual é que vai escolher?”

Além dos critérios que medem a capacidade de um candidato para assumir as principais responsabilidades da posição de designer, terá que garantir que o candidato realmente quer a posição de designer para a qual o está a contratar. A paixão pelo espaço do problema e para as responsabilidades específicas do papel de designer são decisivas para um designer eficaz.

“Não quero contratar alguém que quer um trabalho, quero contratar alguém que é apaixonado pelos problemas que estamos a resolver. Se não tiver paixão pelo problema que está a resolver então não irá investir totalmente no seu trabalho. Não existem muitas coisas que causem tanto impacto negativo na dinâmica de uma equipa como um designer que não está apaixonado por aquilo em que está a trabalhar.” – Jonathan Lieberman

Uma das qualidades mais difíceis de medir é como um indivíduo toma posse e assume responsabilidades pelos seus projetos num ambiente participativo. Algumas das principais questões a ter em conta incluem a forma como um candidato explica o seu impacto pessoal num projeto.

“Interromper e colocar questões mais profundas são uma boa forma de garantir que o designer está a saltar partes porque acha que são óbvias e não porque está a evitar uma área do projeto para a qual não é qualificado (quando possivelmente deveria ser).” – Lindsay Mindler

“A pior atitude é quando culpam o cliente por uma decisão sem serem capazes de articular o ponto de vista do cliente que conduziu à decisão.” – Bob Baxley

Para alguns dos candidatos sénior não existem questões sobre as suas aptidões para o design – e então as referências surgem como um importante critério de avaliação. As referências e recomendações permitem perceber como os outros veem o designer no ambiente de trabalho, e não somente como os mesmos se apresentam a si mesmos durante o processo de recrutamento.

“Se houvesse um candidato sénior não haveria razão para fazer qualquer tipo de testes de aptidões e consultaríamos as referências e o portfolio de trabalho.” – Johnnie Manzari

Ao avaliar referências é geralmente útil entrevistar a pessoa que referencia relativamente à sua relação com o candidato, o trabalho que fizeram em conjunto e como teriam gostado de trabalhar em conjunto no futuro.

Ao contratar um gestor de design é fundamental que considere contratar alguém que oriente os designers na sua equipa e seja capaz de manter a equipa a par e passo com as equipas de Produto e Engenharia. Toda a equipa precisa de líderes, e se a sua equipa for suficientemente grande para precisar de um gestor de design deverá colocar sérios esforços na avaliação da capacidade do candidato para liderar.

Stefan Klocek, elaborador da UX no Google:

“Veja como trabalham em tempo-real […]. Para um gestor, como orientam o design (como colocam questões, em que se concentram, conhecem a técnica bem como as pessoas? Como é que dão feedback? Conseguem ver ideias fracas? Conseguem levá-las avante?).”

Agora que estabelecemos os critérios através dos quais deveríamos avaliar um candidato, que mecanismos utilizamos para realmente avaliar esses critérios num indivíduo? Nas nossas discussões focámo-nos em três principais técnicas: avaliação de portfolio, painel de entrevistas e exercícios de design.

Quase todos os que contribuíram acreditam que um designer precisa de um portfolio – mesmo os que não estão focados no design visual de um projeto. Há algo que pode ser dito relativamente ao que um designer escolhe incluir no seu portfolio. A aptidão de um designer para o design não é a soma dos produtos do designer. Observar esses produtos e como o designer os explica enquanto discute o seu portfolio oferece ao gestor de recrutamento percepções da forma com o designer pensa sobre um problema, o seu atual processo de design e que tipo de resultados fornece.

“Perceber o trabalho no portfolio; o seu papel, contribuições, qual a sua lógica, quais foram as compensações, o que aprendeu, o que faria de forma diferente.” – Stefan Klocek

Reparei que “quase toda a gente” acredita que os designers precisam de portfolios. Os detratores não avançaram com “Os designers não precisam de fornecer exemplos da sua coleção de trabalhos.” Em vez disso focaram-se em como falta um formato de portfolio. Realisticamente, muitos designers focam-se em trabalho interativo, logo a capacidade de um designer articular a interatividade do seu trabalho é importante. Um portfolio que não é nada mais do que capturas de tela não é suficiente. A melhor forma de avaliar será através da partilha, por parte dos candidatos, de exemplos vivos do seu trabalho.

“Quando está a projetar produtos e serviços interativos, os portfolios não fazem sentido. Seria como se se atribuíssem óscares baseados em apenas algumas cenas dos filmes.” – Erika Hall

Uma das mais recentes e promissoras tendências em portfolios de alta qualidade é a aposta na apresentação de “estudos de caso” em vez de na mera apresentação de resultados do trabalho realizado. Este tipo de portfolios explica melhor o processo, como foram alcançados os resultados finais, quais eram os desafios – e mostra mais do que apenas o produto terminado.

Um elemento padrão no processo de recrutamento surge como o painel de entrevistadores presenciais. Seja para o recrutamento de um designer, de um engenheiro ou de qualquer outra posição, conhecer um candidato em pessoa e falar com o mesmo sobre as suas experiências é normalmente o momento de “passa ou não passa” num processo de recrutamento.

Deter o painel de entrevistas certo é desafiante e deve ser uma prioridade para todos os gestores de recrutamento. É importante determinar a composição do seu painel de entrevistas. Alguns líderes de design defendem um painel para cada requisição de trabalho, enquanto outros mantêm o mesmo painel de entrevistas para todas as requisições. Lembre-se que a consistência é essencial logo não deverá querer alterar o painel de entrevistas para uma dada requisição de trabalho, de candidato para candidato.

“Selecionei o mesmo painel de entrevistas para cada requisição aberta. Preciso que cada um dos indivíduos que avalia o candidato esteja calibrado e em sintonia. Para os designers que não fizeram parte do painel (quando a equipa OKL aumentou para 10 designers) teríamos os “jogadores de banco” a levar o candidato a almoçar. Podiam conhecer o candidato e sentir que faziam parte do processo apesar de não terem estado na apresentação ou na condução de entrevistas de 1:1.” – Jonathan Lieberman

Na Choose Energy tenho um conjunto de painéis de entrevistas para cada requisição de trabalho e alguns elementos da equipa estão em múltiplos painéis enquanto outros estão num único painel. A intenção será sempre garantir que os membros da equipa que irão interagir diretamente com determinado candidato conheçam o candidato e sejam capazes de fornecer inputs para o processo de avaliação. A colaboração não é apenas para o produto mas também para o processo de recrutamento.

No entanto, tenha cuidado para não exagerar durante os painéis de entrevistas. Stefan Klocek advertiu que muitas entrevistas de seguida poderão resultar em “colocar as mesmas questões ou considerar exaustivamente o portfolio.”

Outros recomendam que a fadiga causada pela entrevista poderá impedir o candidato de mostrar um bom desempenho nas entrevistas posteriores – habitualmente considera-se que 30 minutos é demasiado pouco para uma única entrevista enquanto que mais de uma hora é demasiado longo. Quando estruturo o painel final de entrevistas presenciais procuro que corresponda a 4 horas compostas por entrevistas de 45 minutos.

Então e o que discutem os gestores de recrutamento durante um painel de entrevistas? Varia de empresa para empresa mas segue a tendência comum de compreender quatro aspetos principais:

Compreender os objetivos e aspirações do candidato relativamente aos seus objetivos de carreira para o longo prazo e para a posição específica para a qual o pretende contratar surgem como as questões de entrevista mais frequentemente mencionadas.

“Vamos imaginar que estamos ambos de volta a esta sala, daqui a três anos, mas desta vez irá dizer-me porque é que se está a despedir. Depois de sair, irá para casa escrever 3 a 5 pontos para o seu perfil do Linkedin que descrevam o que realizou e aprendeu aqui. O que é que serão esses pontos?” – Bob Baxley

“Daqui a dois anos, quando olhar para o seu MyFitnessPal, quais são as coisas que quererá ter alcançado?” – Dave Young

“Quais são as três maiores aprendizagens que irá levar consigo do seu tempo na Empresa X?” – Jonathan Lieberman

Adicionalmente à apresentação ou avaliação de portfolio muitos mencionaram que considerações mais profundas sobre o portfolio do designer num cenário 1-1 proporciona a partilha de valor que não pode ser compreendido durante uma apresentação de grupo ou através de uma avaliação informal. A forma como o candidato explica o seu portfolio examinando-o mais detalhadamente, especialmente relativamente às decisões específicas que terão conduzido aos resultados do portfolio, oferece uma mais abrangente ideia de como o candidato irá explicar as suas decisões de design no trabalho.

“Iremos pedir aos candidatos que falem de decisões de design que tenham tomado durante as apresentações dos respetivos porfolios.” – Mike Davidson

“É sempre interessante perceber sobre que detalhes assumem responsabilidade e sobre os quais conseguem racionalmente explicar-se.” – Bob Baxley

Algo que é difícil de verificar durante qualquer a entrevista é o quão bem um candidato trabalha com outras pessoas. A forma como o candidato descreve interações colaborativas de trabalhos anteriores e a forma como resolveu conflitos no passado poderá ajudar a criar uma perspetiva relativamente à sua capacidade de colaborar. Muitos painéis de entrevistas realizam sessões de entrevistas colaborativas, não somente de 1 para 1, tendo em vista a obtenção de mais detalhes sobre a capacidade de colaborar dos candidatos.

“Numa das minhas posições anteriores utilizei sessões colaborativas onde teríamos que selecionar um site ou aplicativo interessante mas nada com o qual cada um de nós tivesse trabalhado ou tivesse especial conhecimento sobre. Em seguida, como grupo com o candidato, iriamos discutir e criticar o trabalho. É definitivamente uma forma útil de explorar a cultura, química e dinâmica de um grupo sem a fricção de um exercício de design.” – Bob Baxley

Colocar questões ao redor de problemas de design durante uma entrevista poderá proporcionar uma melhor compreensão de como o candidato irá enfrentar um desafio específico, especialmente aqueles que será suscetível de encontrar na posição a que se candidata. Alguns entrevistadores conduzem leves exercícios de design com os candidatos, durante a entrevista, por forma a perceberam a sua forma de pensar e capacidade de trabalhar numa situação estressante.

“O exercício de design envolve trabalhar através da invenção de um novo produto desvinculado da nossa empresa, partindo do zero, num quadro branco. Dou-lhes a descrição de um utilizar específico e desempenho o papel desse indivíduo se tiverem dúvidas. Tem sido pedagógico utilizar o mesmo problema com os candidatos para perceber como pensam e ter alguns pontos de referência. Pedi a todos os entrevistadores que avançassem com as suas próprias questões de entrevistas para que possam calibrar também. Tento torná-lo um exercício divertido e fico bastante animado quando vejo pessoas que se envolvem no problema.” – Peter Cho

“Será também de apoiar a importância de questões interruptivas e mais profundas/de sondagem, particularmente para o exercício de design. Na discussão de resultados, muitas vezes, partilho os nossos constrangimentos reais e situações difíceis para ver como a pessoa reage e se adapta, para demonstrar a capacidade de reação – que considero absolutamente essencial no contexto das startup.” – Uday Gajendar

Como mencionado antes, alguns entrevistadores conduzem exercícios de design com os seus candidatos durante o painel de entrevistas – mas deverá ser tomada nota que todo o conceito dos exercícios de design poderá ser um tópico polémico. O sentimento geral é que alguma forma de exercício de design é importante mas os mesmos devem ser bem considerados e conduzidos com cuidado.

“É interessante ver como as pessoas abordam e aprofundam questões para uma melhor compreensão do problema, constrangimentos, objetivos de negócio, métricas de sucesso, contexto de utilização, soluções correntes, casos de utilização, empatia geral para o utilizador.” – Dave Young

“[Os exercícios de design são] uma excelente forma para não só [o entrevistador] avaliar [o candidato], mas para [o candidato] por sua vez avaliar a equipa de design [e entrevistadora].” – Jonathan Lieberman

Por outro lado, alguns acreditam que os exercícios de design podem ser prejudiciais ao processo de recrutamento ou não se encaixam com a cultura da sua empresa.

“A procura de talento com um bom portfolio poderá ser bloqueada pela necessidade de realizar um exercício. Num mercado de trabalho a fervilhar começa a sentir-se fricção para atrair talento.” – Stefan Klocek

“Nunca utilizámos exercícios de design. Seria uma espécie de antítese à forma como trabalhamos, na medida em que estamos interessados em nos focarmos na pesquisa.” – Erika Hall

“Uma pessoa mencionou que chegou a ter o que parecia corresponder a um e-mail automático de uma empresa que dizia ‘Por favor complete este exercício de design. Se for bem sucedido iremos solicitar o seu portfolio.” É realmente insultuoso. Também temos ideia de pessoas que foram convidadas a redesenhar, especificamente, um produto da própria empresa. O consenso geral avança que esse tipo de testes não são necessários – mas se considera que são úteis para a seleção de um candidato pelo menos não os torne específicos para o seu produto e não ocupe muito tempo livre do candidato. Para registo, nós não os utilizamos de todo no Twitter.” – Mike Davidson

— Deverá conduzir um exercício de design?

Ao decidir se deve, ou não, exigir um exercício de design esteja ciente de que os candidatos irão provavelmente fazer um significativo julgamento sobre a sua empresa como resultado dessa decisão. Alguns gestores de recrutamento consideram-na uma boa iniciativa que elimina os candidatos menos apaixonados, enquanto outros consideram-na um bloqueador que poderá eliminar candidatos, de outra forma, entusiasmados. Como disse durante o seminário apesar de “alguns candidatos se mostrarem realmente entusiasmados e apaixonados por uma empresa ou mercado específico, irão tomar o caminho de menor resistência.”

Randall Hom da BetterWorks:

“É uma forma indireta de perguntar: o quanto quer trabalhar aqui?”

Analia Ibargoyen da Fitbit:

“Eu estava entusiasmada com a posição e estava preocupada que o facto de não fazer o exercício pudesse parecer que não estava suficientemente interessada – mas, nessa altura, estava a ficar um pouco duvidosa em relação ao processo da empresa e a ficar sem tempo para me dedicar ao exercício, por isso decidi passar.”

— O que deverá ser o exercício de design?

Se decidir fazer um exercício de design o próximo passo será perceber que exercício será. Se pesquisar por exercícios de design online irá encontrar um conjunto de bons e criativos exercícios, desenhados para apoiar as pessoas a entusiasmarem-se e serem criativas em relação ao design – mas irá encontrar uma escassez de exercícios destinados a testar as capacidades de design. Porque é que isto acontece? Bem, cada pessoa interpreta o design de forma diferente e cada trabalho de design terá as suas próprias exigências. Assim, a primeira coisa a fazer é determinar o que é que o seu trabalho específico de design precisa.

Para fazer isso alguns gestores de design acreditam que o seu teste de design deverá ser o mais próximo possível de um problema de design real que o seu candidato poderia encontrar no trabalho. Alguns até oferecem exercícios de design que incluem trabalho real no seu produto.

“[Pegamos na nossa própria carteira de produtos] porque é para isso que estamos a contratar, alguém que resolva problemas reais (e damos-lhes um pouco daquilo com que irão lidar diariamente, para a sua avaliação justa sobre nós), e não uma situação fantasia inventada, para outro mercado ou contexto que desconhecemos, ou dando uma falsa sensação ao candidato sobre aquilo em que realmente estamos focados.” - Uday Gajendar

“Gosto como o exercício de design é uma extensão do problema no qual já se encontra a trabalhar. Isso oferece ao candidato a oportunidade de pensar nas suas ideias e voltar com soluções aprimoradas. Também oferece ao candidato a oportunidade para ‘recuperar’ caso tenha estado nervoso durante o exercício.” – Jonathan Lieberman

Nem todos concordam, no entanto. Muitos designers acreditam que o exercício de design relacionado com a marca ou empresa para a qual estão a ser entrevistados poderá ser interpretado como “trabalho gratuito” e se o candidato acabar por não ser contratado, muitas das ideias ficam com o entrevistador, independentemente da intenção. Para combater isto, muitas pessoas (eu incluído) seguem a regra de que cada exercício de design proporcionado será explicitamente não relacionado com o trabalho para o qual o candidato seria contratado.

“O nosso processo inclui um exercício presencial de quadro branco onde apresentamos um problema que poderá ser resolvido de formas diferentes e com um produto que não é nosso.” – Lindsay Mindler

“Numa das minhas posições anteriores utilizei sessões colaborativas onde teríamos que selecionar um site ou aplicativo interessante mas nada com o qual cada um de nós tivesse trabalhado ou tivesse especial conhecimento sobre.” – Bob Baxley

“Tínhamos duas regras para os exercícios de design: 1) suficientemente focado que seria concluído em poucas horas e 2) não se encontrava relacionado com propriedade intelectual que tivéssemos ou precisássemos. Não queríamos que as pessoas pensassem que estávamos a tentar que fizessem trabalho gratuito para nós.” – Johnnie Manzari

— O que deverá o teste de design testar?

Esta é uma pergunta mais difícil de responder e irá variar consoante a posição que está a tentar preencher. Para designers visuais poderá querer partilhar uma wireframe de um produto imaginário e pedir que apresentem o rascunho de um tratamento visual. Para designers orientados para a experiência do utilizador poderá querer fornecer um funil de conversão intencionalmente imperfeito relativo a um site de e-commerce imaginário e pedir que forneçam um conceito passível de melhorar as taxas de conversão. Para designers de informação, poderá querer partilhar algumas tabelas com dados e uma declaração de missão e solicitar uma visualização dos dados que realize a declaração de missão.

O formato que escolher para o teste deverá incidir nas responsabilidades diárias da posição para a qual está a recrutar, mas sinta-se à vontade para puxar pelos limites das capacidades dos indivíduos. Um exercício de design não é suposto ser uma tarefa fácil. Normalmente, deveria ser firmemente limitado no tempo – onde alguns erros de gestão de tempo acabem por resultar na realização de um exercício incompleto. Tanto um exercício terrivelmente inacabado como um exercício concluído com bastante tempo de sobra poderão indicar uma incompatibilidade, e muita atenção deverá ser dada ao que os candidatos escolhem concluir quando confrontados com a falta de tempo necessário.

— Como avaliar os candidatos?

Um processo de recrutamento não é algo que um gestor de design irá fazer uma vez e nunca mais pensar no assunto – e mesmo que fosse, a maioria das posições de design irão exigir falar com muitos candidatos até encontrar o candidato certo. Como resultado, muitos dos gestores de recrutamento recordam-nos a importância de sermos consistentes no processo, uma vez que é decisivo termos pontos de referência a partir dos quais possamos avaliar os candidatos.

“Tem sido pedagógico utilizar o mesmo problema com os candidatos para poder ver como pensam e ter alguns pontos de referência. [...] Pareceu-me útil ter as mesmas questões para comparar as respostas de diferentes candidatos. Por vezes também reflito, depois de os designers terem trabalhado connosco por algum tempo, relativamente a como encararam os desafios – normalmente penso que foi um prognóstico decente das suas aptidões para resolução de problemas.” – Peter Cho

“A consistência é fundamental para estabelecer pontos de referência.” – Jonathan Liberman

Muitos confirmaram a importância dos pontos de referência ao longo do processo. Permitem a comparação entre candidatos à mesma posição bem como podem ajudar a prever o desempenho no trabalho. Tanto esteja a procurar candidatos que terminem um exercício de design ou somente a preparar a lista de questões, garantir que cada candidato irá experienciar o mesmo processo irá ajudá-lo a tornar-se um melhor gestor de recrutamento de designers.