Como enviar um e-mail a uma pessoa muito ocupada

Muitas vezes pensa-se que o e-mail não é a ferramenta mais indicada para alcançar pessoas muito ocupadas, que por receberem tanto correio eletrónico deixam muito por responder. Porém, com as técnicas adequadas um e-mail pode ser um meio poderoso para alcançar aquilo que procura.

Apesar de não me considerar uma pessoa assim tão ocupada, com uma média de 200 e-mails recebidos todos os dias (sem contar com os sociais/promocionais), confesso que tenho problemas em estar ao mesmo nível que os outros enquanto ao mesmo tempo tento que o trabalho seja concluído.

Eis o que aprendi pessoalmente – e lembre-se, isto não tem a ver com o facto de eu responder aos seus e-mails, mas sim consigo a obter o que deseja utilizando truques inteligentes.

Seja qual for o motivo pelo qual está a escrever, comece o seu e-mail com um breve resumo a explicar qual o seu assunto. Não venha com as tretas do “Como está, eu estou bem”. Sei que pode parecer difícil porque não queremos parecer mal-educados, mas é muito mais desrespeitoso fazer uma pessoa perder tempo ao atirar palavras ao ar. Escreva uma introdução precisa e orientada para a ação e se for preciso acrescentar pormenores, esses devem ser opcionais.

Tente não falar demasiado de si – acrescente um link para a sua biografia online caso queira juntar uma credibilidade extra (o que ajuda e muito).

Escreva primeiro o que deseja comunicar e depois, se necessário, trate então dos pormenores. Acredite, é tudo o que uma pessoa muito ocupada pode desejar. Quando escreve um e-mail para uma pessoa cujo cargo não a deixa muito ocupada, esta regra poderá não ser aplicada e pode iniciá-lo com a conversa irrelevante e educada à vontade – Isso é ótimo, mas infelizmente, neste caso não funciona.

Seja amigável e educado mas vá direto ao assunto e diga o que deseja. Se de facto não desejar nada, coloque no assunto do e-mail FYI (Para sua informação) mas não espere conseguir uma resposta com isso.

Quando envia um e-mail, é porque deve ter algumas coisas que deseje alcançar. Ou está a tentar estabelecer uma ligação, ou está a tentar conseguir algo mais específico. Apesar de aconselhar vivamente a ir direto ao assunto e dizer desde logo o que deseja, é importante saber que há sempre um equilíbrio delicado e duas faces na mesma moeda.

Tentar somar pontos logo no primeiro encontro é perigoso, pode arruinar imediatamente toda a relação. Se quiser alguma coisa, primeiro diga-me o que é e depois diga porque é que isto é benéfico para os dois. É claro que isto é um exemplo de caso a caso, mas tentar ao máximo ganhar confiança logo no primeiro encontro não é o mesmo que dizer diretamente o que se quer.

Normalmente, as pessoas ocupadas estão dispostas a ajudar sem receber nada em troca, no entanto, esperam pelo menos ter um porquê para esse esforço.

Não envie a sua mensagem como se fosse uma “parede de texto”. Faça parágrafos e formate o e-mail de forma a que a sua leitura seja mais fácil. A maioria dos e-mails que não recebem resposta têm uma formatação horrível e a sua leitura é um tormento. Se não formatar o e-mail, as hipóteses de não obter resposta nenhuma são elevadas.

Sempre que respondo a um email, reparto-o em partes e atribuo-lhes secções principais às numerações do e-mail, tal como estou a fazer neste artigo. Pode roubar-me bastante tempo, mas ajuda o recetor a ler melhor a mensagem e a responder-me da mesma maneira, o que por sua vez, ajuda-me a poupar tempo. Assim, dou ao recetor etapas de ação precisas. Se me enviar a mensagem por números, posso responder facilmente ao ponto 1, 2, 3 e bam!, está feito”!

Este é um dos truques mais importantes para mim para escrever um e-mail. Não me faça ter de formatar os SEUS e-mails para poder responder-lhe. Quanto mais fácil tornar isto para mim, mais hipóteses terá de eu responder-lhe exatamente o que pretende – e não era isso que queria?

Eu próprio também faço isso. Se passado uma semana não receber resposta a um e-mail, copie a mesma mensagem e envie-a novamente. Não acrescente mais nada ou me pergunte se recebi o primeiro e-mail e porque é que não lhe respondi. Limite-se a enviar novamente o email tal como o tinha escrito originalmente. Sempre que alguém faz isso fico muito agradecido porque pode-me servir de lembrete, ou receber um email que possa ter negligenciado.

Não é mal-educado enviar o mesmo e-mail outra vez (até pode aproveitar para melhor a introdução ou o assunto) – mas perguntar-me porque motivo não respondi ao primeiro e-mail, sim. E porquê?

Porque isso vai-me fazer ter de encontrar o e-mail original sem qualquer contexto, o que vai fazer atrasar ainda mais a resposta.

Por favor, não me envie e-mails secretos com Acordos de Não Divulgação em anexo dessa coisa inovadora e fantástica na qual se encontra neste momento a trabalhar e da qual não pode falar. Porque simplesmente, esse tipo de e-mails não têm nada de praticável para se fazer. Lembre-se de que as pessoas muito ocupadas não estão sentadas em casa aborrecidas sem nada para fazer, e que têm toda a disponibilidade para ler uns Acordos de Não Divulgação quaisquer e assinar – se for de facto um projeto muito importante, existem outras formas de passar a mensagem.

Enviar um e-mail com a pergunta se “posso ter um segundo do seu tempo” para depois me fazer ainda mais perguntas. O que quer que eu lhe responda? Envie logo as perguntas se quer ter respostas (e utilize números, veja o ponto 5).

Se planeia fazer-me 10 perguntas e sabe que estou sobrecarregado, envie-me logo 5 perguntas, depois de eu responder envie as outras 5. É importante ir direto ao assunto, mas ao mesmo tempo, não sobrecarregue a pessoa do outro lado.

Se me escreve algo do género “visão geral holística de nível elevado de potenciais sinergias utilizando tecnologias de ponta” o meu cérebro já está morto antes de poder clicar no botão responder.

Nem faz ideia da ajuda que um GIF dá. Tudo o que me faça rir é um bónus. O tempo que gostei de perder não é tempo perdido.