Como procrastinar de modo produtivo

Niraj Ranjan, fundador da Hiver, mostra-lhe que procrastinar, se feito da forma certa, pode até ser muito útil.

Você tem um projeto importante para fazer mas em vez de se dedicar ao mesmo opta por reorganizar as suas estantes de livros ou assistir a vídeos no YouTube. Soa familiar, certo? Boas notícias: procrastinar nem sempre é uma coisa má.

Em muitos casos este “tempo perdido” pode na verdade ser usado para aumentar a sua produtividade.

Agora que já giro a minha empresa há mais de quatro anos concluí que a procrastinação pode, por vezes, ser muito útil. Na minha startup existe um “quadro da procrastinação” onde cada colaborador é incentivado a listar as tarefas específicas que quer realizar no dia seguinte. Como este quadro é para ser visto por toda a gente funciona muito bem tanto em termos de motivação como de responsabilização. Quando se coloca um item no quadro as tarefas ou projetos são quase sempre completados no dia seguinte. E, na maioria das vezes, são bem executados.

Você pode quase sempre aprender algo com a procrastinação – quando tira tempo para a analisar. Seguem-se cinco formas através das quais pode utilizar a procrastinação para aumentar a produtividade:

Sente-se a procrastinação, muitas vezes, como uma forma de perder tempo – mas e se não for assim? Um ensaio escrito por John Perry, professor de Stanford, mostra como aqueles que procrastinam de forma estruturada acabam por ser mais produtivos. De acordo com este ensaio aqueles que procrastinam raramente estão a fazer “nada”. Apenas evitam o trabalho mais importante substituindo-o por qualquer outra coisa. Assim, em muitos casos, você estará a ganhar impulso ao resolver as tarefas mais fáceis em primeiro lugar. Você poderá limpar, pagar contas, trabalhar noutro projeto, enviar e-mails em atraso ou fazer qualquer outra coisa. No fim, muito provavelmente irá acabar a fazer o que é suposto fazer.

Passo a tomar: faça uma lista de afazeres e coloque a tarefa mais importante no topo. Se sentir que não consegue começar pela tarefa mais importante agora foque-se nas tarefas mais fáceis até chegar ao topo da lista. Desta forma, a procrastinação será uma forma de criar dinâmica. Assim que tiver cumprido algumas tarefas passe para a tarefa mais importante.

Bill Gates disse uma vez “Escolho uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho duro – pois uma pessoa preguiçosa irá encontrar uma forma fácil de o fazer”. Em alguns casos desistimos de determinada tarefa por ser demasiado difícil. Você pode alterar isso tornando o trabalho mais fácil. Invente uma nova abordagem para a mesma tarefa e simplifique-a. Se não tiver a certeza peça ajuda a alguém de fora para obter uma perspetiva externa.

Passo a tomar: Em vez de ter um ataque de ansiedade, por não ter completado o seu trabalho, esteja atento. Ouça a sua procrastinação. O que é que está a tentar dizer-lhe? Será fazer a tarefa uma má ideia? Existe uma forma diferente de a fazer? Estar atento irá ajudá-lo a criar soluções criativas.

Para procrastinar melhor você precisa de mudar a forma como lida com a procrastinação. Decida, com antecedência, quanto tempo irá durar a sua pausa. Pausas curtas irão encorajar a procrastinação. Utilize a sua pausa como tempo para recuperar alguma clareza mental. Se esteve na mesma posição durante muito tempo levante-se e vá dar uma volta. Vai ver que se sentirá melhor quando voltar ao trabalho. E não se esqueça de utilizar um cronómetro para se manter na linha.

Passo a tomar: meça quanto tempo passa a trabalhar e quanto tempo gasta a procrastinar para passar a fazer pausas inteligentes. Você pode recorrer a um site como o Rescuetime que observa os seus hábitos de pesquisa – e faz gráficos que mostram quanto tempo você passa de forma produtiva e quanto tempo passa a ver vídeos ou a passear em sites de redes sociais. É importante saber onde é que está a procrastinar. Seja honesto em relação aos seus hábitos e saiba onde está a gastar o seu tempo. Lembre-se que terá mais energia durante certas horas do dia. Procure padrões de procrastinação e faça pausas quando necessário para aumentar a sua produtividade.

Em alguns casos você poderá procrastinar pois gosta de trabalhar sob pressão. Este estudo sugere que quanto mais complicada uma tarefa for mais tempo você irá passar a pensar que terá de fazê-la. Nas nossas mentes consideramos que se a tarefa precisa de muito tempo para ser concluída é porque está mais longe, em termos de data de vencimento, do que realmente está. Quando o relógio apita começa o modo pânico e então você fará o seu melhor para terminar a tarefa. Isto parece realmente frequente para pessoas em áreas criativas. Os prazos tornam-se ferramentas motivacionais que conduzem à criatividade.

Passo a tomar: defina um prazo pessoal antes do prazo real. Defina marcos de progresso que deverá atingir até uma data específica. Desta forma, você continuará a ter a pressa do prazo sem realmente passar o prazo. Considere escrever ou ligar a um amigo que o ajude a manter-se responsável.

Na realidade a procrastinação poderá ajudá-lo a tomar melhores decisões. Frank Partnoy, autor de “Wait: the art and science of delay” (Espere: a arte e a ciência do atraso), avança que quando confrontados com uma decisão devemos avaliar em quanto tempo temos que a tomar – e de seguida esperar até ao último momento possível para a tomar.

Passo a tomar: pese os prós e contras de determinada decisão que precisa de tomar. Mesmo após este passo poderá precisar de algum tempo para se sentir bem sobre a decisão. Utilize um prazo, como mencionado acima, para se manter focado.

Você sabe a diferença entre fazer uma pausa que irá fazer com que carregue baterias e obtenha uma nova perspetiva e uma pausa que inviabilize completamente o seu progresso. O auto-conhecimento está subjacente à procrastinação. Assim que estiver ciente do que irá fazer irá perceber que conseguirá concluir mais trabalho. Utilize esta ferramenta do auto-conhecimento para procrastinar de forma a aumentar a sua produtividade.