As regras de etiqueta do mundo dos negócios

As regras de conduta num ambiente de negócios são diferentes das regras noutros ambientes. Como será então o comportamento adequado no mundo dos negócios?

Há situações sociais, a nível profissional, que podem ser desconfortáveis – e infelizmente muitas pessoas fazem papel de tolas pois não entendem que as regras de etiqueta no mundo dos negócios diferem das regras para outros ambientes. No livro “The Essentials of business etiquette” Barbara Pachter escreve sobre as regras que as pessoas devem compreender para se apresentarem e agirem de forma adequada em ambientes sociais de caráter profissional. Apresentam-se as dicas mais importantes em relação a como se apresentar, como se vestir e o que pedir em restaurantes – todas do livro de Pachter.

Estar de pé ajuda a estabelecer a sua presença. Você torna mais fácil para os outros o ignorarem se você não se levantar. Se você for apanhado desprevenido e não se puder levantar você deve inclinar-se para a frente para indicar que, se pudesse, levantar-se-ia.

Numa situação profissional você deverá utilizar o seu primeiro e último nome mas também deverá prestar atenção à forma como os outros querem ser apresentados. Se o seu nome for demasiado comprido ou difícil de pronunciar Pachter avança que você deve considerar mudá-lo ou encurtá-lo. Ou deve considerar escrever a forma como o mesmo se pronuncia num cartão de visita e oferecê-lo às pessoas.

Nos locais de trabalho de hoje o anfitrião ou o indivíduo hierarquicamente superior, independentemente do género, deverá estender a mão em primeiro lugar, escreve Pachter. “Se o indivíduo hierarquicamente superior não o fizer imediatamente – frequentemente por causa da confusão de género – o indivíduo hierarquicamente inferior deve estender, imediatamente, a sua mão.” De qualquer forma, o aperto de mão deverá acontecer. “Nos Estados Unidos o aperto de mão é o cumprimento de negócios. Se você quer ser levado a sério você deverá apertar a mão e deverá fazê-lo de forma correta.”

O vestuário, uma importante forma de comunicação não verbal, pode melhorar a reputação profissional de alguém ou prejudicar a sua credibilidade. Você quer enviar uma mensagem profissional através das escolhas de vestuário que faz. Descubra sempre qual o dress code em determinado evento, reunião ou restaurante a que você vá e certifique-se de que o seu traje se enquadra ao contexto.

Pachter escreve: “Você só precisa de o dizer uma ou duas vezes durante uma conversa (...) de outra forma você poderá diluir o seu impacto e, possivelmente, deixar transparecer uma sensação de desamparo ou necessidade.”

Você deve enviar notas de agradecimento dentro de 24 horas e deverá enviá-las separadamente a todos a quem quer agradecer. “Antes de escolher entre o e-mail e notas manuscritas considere que o correio regular pode levar vários dias até chegar ao destino enquanto que o e-mail chega quase imediatamente.” Escreve Pachter. “Esta diferença temporal pode ser importante após uma entrevista de emprego – se a decisão de contratação tiver que ser tomada rapidamente.”

Nos dias de hoje toda a gente leva o seu telemóvel para todo o lado – mas você deve evitar mostrá-lo durante reuniões. Você poderá sentir-se tentado a enviar um SMS ou e-mail mas não importa o quão discreto você tentará ser – é percetível e é rude. Além disso, não coloque o seu telemóvel na mesa quando se encontra com alguém. Você está a dizer a essa pessoa que está pronto a largá-la e conectar-se a outra pessoa.

É OK segurar uma porta para o seu convidado passar mas Pachter diz que você nunca deverá puxar a cadeira de alguém independentemente do género. Num contexto empresarial você deve deixar essas regras sociais do género para trás. “Tanto os homens como as mulheres podem puxar as suas próprias cadeiras.”

É algo que tanto homens como mulheres fazem – mas poderá ser uma distração ou até mesmo demasiado sexy para um contexto profissional, diz Pachter.

“Aponte com a mão espalmada e mantenha os dedos unidos. Se você apontar com o dedo indicador irá parecer agressivo.” Escreve Pachter. “Tanto os homens como as mulheres apontam mas as mulheres tendem a fazê-lo mais do que os homens.”

Preste atenção ao digitar um nome da sua lista de endereços na linha ‘Para’ do seu e-mail. É fácil selecionar o nome errado, algo que você não vai querer mesmo fazer.

Pachter afirma que você nunca deve utilizar a sua faca para cortar o pão num jantar de negócios. “Parta o pão em metade e retire um pedaço de cada vez; barre a manteiga quando estiver pronto para o comer.”

Se você pedir um bife ou uma lagosta cara, por exemplo, você irá demonstrar que se está a aproveitar do seu anfitrião. “No entanto, se o seu anfitrião fizer uma recomendação você poderá pedir qualquer uma dessas sugestões – sendo que será melhor não escolher a mais cara.” Aplica-se o mesmo ao vinho. Tenha também cuidado quando pede um “prato especial”. “Muitos empregados de mesa não referem o preço quando mencionam os pratos especiais da noite. Os pratos especiais podem custar entre 10% a 40% mais do que os itens regulares do menu, mas você não pode perguntar o preço de um prato especial, de uma forma confortável, numa situação profissional.” Será melhor optar por algo que seja claro.

Pachter avança que “Você não é o empregado de mesa, (...) deixe a equipa fazer o seu trabalho.” Além disso, se a outra pessoa (ou pessoas) com quem estiver a jantar ainda não tiverem terminado poderão sentir-se apressadas por si – e você poderá ser considerado rude.

Isto significa que se o seu convidado pedir um aperitivo ou uma sobremesa você deve seguir o exemplo. “Você não quer que o seu convidado se sinta desconfortável por comer algo sozinho.” Escreve Pachter.

“Você está ali para trabalhar, não para levar as sobras.” Escreve Pachter. “As caixas para levar as sobras são permitidas em jantares de família mas não em ocasiões profissionais.”

Lembre-se de que “left” (esquerda) tem quatro letras e que “right” (direita) tem cinco letras. Pachter escreve:

"Os alimentos são colocados à esquerda do prato. As palavras “food” (alimentos) e “left” (esquerda) têm quatro letras; se a mesa tiver sido posta corretamente o seu pão ou salada ou qualquer outro prato serão colocados à esquerda do seu prato principal. Da mesma forma, as bebidas são colocadas à direita do prato principal e as palavras glass (copo) e right (direita) têm cinco letras. Qualquer copo ou bebida será colocado à direita do prato principal.”

A esquerda e a direita também funcionam para os talheres. O seu garfo (fork, quatro letras) será colocado à esquerda; a sua faca e colher (knife and spoon, respetivamente, cinco letras) serão colocadas à direita.

Se foi você a convidar você é o anfitrião e deverá pagar a conta, independentemente do género. E se um convidado do género masculino quiser pagar? Uma mulher tem, de facto, algumas hipóteses: poderá dizer ‘Oh, não sou eu, é a empresa que paga.’ Ou pode pedir licença e sair da mesa para pagar a conta longe dos convidados. Esta opção funciona igualmente para homens e é uma forma muito requintada de pagar uma conta. No entanto, o essencial é que você não quer discutir em relação a uma conta. Se um convidado do género masculino insistir em pagar apesar dos melhores esforços da anfitriã do género feminino, deixe-o pagar.

Pachter diz que você tem que estar a falar quando decidir sair. “Lembre-se de sair quando estiver a falar. Nesse ponto você encontra-se em controlo e a saída será muito mais suave.” Você deverá ter “ideias para a saída” preparadas no caso de precisar de deixar uma conversa. Você poderá dizer “Prazer em conhecê-lo” ou “Foi bom conversar consigo” ou ainda “Até à próxima semana, no encontro.” Você pode desculpar-se também com uma ida à casa de banho, com o ir buscar algo para comer ou dizendo apenas que precisa de falar com alguém antes que o mesmo saia.