Max Levchin concilia a direção de várias startups com o papel de pai de duas crianças pequenas. Qual será a metodologia que permite manter uma alta produtividade mesmo com essa sobrecarga de tarefas?
Há dezassete anos atrás Max Levchin cofundou (juntamente com Elon Musk, Peter Thiel e outros) o que mais tarde se tornou na PayPal. Desde então Levchin, um empreendedor e investidor ucraniano de 39 anos, lançou uma mão cheia de empresas, incluindo a Slide, uma rede de partilha de media social que vendeu à Google por mais de 200 milhões de dólares. O mais recente empreendimento de Levchin, HVF (Hard Valuable Fun), gerou duas empresas até agora: Glow, um site e aplicação de rastreamento de fertilidade, e Affirm, uma start-up de finanças que tem estado a entrar pela indústria bancária.
Mas então como é que Levchin, pai de dois – com 3 e 5 anos –, lida com várias start-ups (juntamente com os seus assentos nos Conselhos da Yahoo, Evernote, Yelp e outras)? Através de uma abordagem arregimentada ao e-mail, um escritório comum e um ritual matinal que lhe dá uma precoce sensação de realização.
"Um dia produtivo para mim é quando adormeço a pensar “Hoje tive total controlo do meu trabalho – não foi o mesmo a controlar-me.”
Estou geralmente acordado por volta das 5:30 da manhã. Passo a hora seguinte a perceber o que aconteceu durante a noite, especialmente a ler e-mails da China. A Glow, a empresa/aplicação de fertilidade que cofundei está baseada em Xangai. Quando os mercados financeiros americanos abrem eu verifico as notícias. De seguida rabisco uma pequena lista de afazeres com “cinco prioridades”. Algumas serão do dia anterior por isso normalmente começo por copiar a minha lista de afazeres do dia anterior no Evernote. Não sou um obsessivo produtor de listas mas faço-o diariamente precisamente para saber o que precisa de ser feito.
De seguida pego na minha bicicleta – ou se estiver frio ou a chover pego na minha bicicleta de treino interior que acaba por ser mais eficiente na medida em que representa 90 minutos a pedalar sem parar. O meu objetivo com a bicicleta é chegar ao ponto em que o meu cérebro réptil assume total controlo: não estou a pensar, somente a treinar. Gosto de ter esta experiência intensa logo cedo – deixa-me enérgico. Mas outra parte da experiência é psicológica: dá-me uma grande sensação de realização. Assim, mesmo que o dia seja mau no trabalho pelo menos pedalei bastante.
Costumo chegar ao escritório por volta das 8 da manhã. Gosto de chegar cedo pois é quando o zumbido de atividade é mais alto. Viajo bastante por isso quando estou, gosto de estar disponível. Tenho duas secretárias em diferentes locais do escritório mas raramente me sento em cada uma. Em vez disso costumo sentar-me no centro do escritório, na área de cafetaria, num banco em frente à casa de banho. As pessoas sabem que se eu não estiver ao telefone podem ir falar comigo. Forcei-me a fazer isto depois de ter enviado um inquérito de feedback anónimo aos colaboradores, no ano passado. Muitos disseram: “Realmente não sabemos onde é que o Max está a maioria do tempo. Percebemos que está ocupado mas seria ótimo saber onde está.”
O trabalho de um CEO passa continuamente por encontrar formas de levar as outras pessoas a fazerem o seu melhor trabalho em prol de um objetivo comum. Para alcançar isso você precisa de estar disponível. Eu sou um introvertido e falar com outras pessoas a toda a hora é desgastante para mim. Prefiro longos trechos de trabalho intenso e foco mas ser um CEO significa ser constantemente interrompido e lançado para qualquer outro desafio. Assim, a decisão de me tornar disponível na área de almoço surgiu da perceção de que já estou distraído a toda a hora. A distração adicional de pessoas a colocarem questões não será assim tão custosa para mim – e será valiosa para eles. “O trabalho de um CEO passa continuamente por encontrar formas de levar as outras pessoas a fazerem o seu melhor trabalho.” Max Levchin, HVF
Sentar-me em frente à casa de banho foi uma escolha estratégica pois toda a gente terá que lá ir a determinada altura. Há sempre alguém que passa que pode dizer “Ah sim, eu queria perguntar-lhe isto.” Isto também ajudou a reduzir os e-mails. Em vez de quatro ou cinco trocas de e-mails as pessoas podem sentar-se ao pé de mim e conversar.
Realizo uma reunião executiva três vezes por semana, de 30 a 40 minutos, durante a qual todos os meus executivos se juntam para partilhar dificuldades pelas quais estamos a passar. Para essas reuniões procuro uma sala privada. Se a conversa não for secreta prefiro tê-la num espaço aberto. Tive recentemente uma conversa com o nosso CTO sobre o roteiro da Affirm – e tivemos essa conversa na cafetaria. Na Affirm temos estado a criar esta noção de finança transparente – estamos a tentar criar um banco para o futuro. Contínua transparência é chave para uma instituição financeira bem-sucedida que atende a jovens desencantados com o difícil de perceber e secreto mundo da banca. Logo, debater escolhas sobre quais os produtos a construir e quais não – é tudo feito em aberto. Às vezes torna-se emocionante. Mas é ótimo para as pessoas verem como as decisões são tomadas.
Se realmente tiver que me focar em trabalho criativo vou até um café. Gosto do anonimato – todas as pessoas a zumbirem à minha volta, a pedirem bebidas e a seguirem com as suas vidas. Além disso, eu bebo muito café. Todos os dias dedico um par de intervalos de tempo de duas horas longe de toda a gente – para fazer o que precisa de ser feito. Não atendo o telemóvel – a não ser que seja a minha mulher. Não verifico o e-mail e desligo as aplicações de mensagens. Isso contribui bastante para a minha produtividade.
Experimentei várias formas de medir o quão produtivo sou. Por exemplo, controlo a duração das reuniões e quantos tópicos serei capaz de cobrir em cada uma. Também controlo, de forma obsessiva, a minha velocidade de leitura e posso dizer-vos os níveis da minha caixa de entrada dos últimos 20 a 30 dias.
O meu objetivo é levar a minha caixa de entrada até zero – mas geralmente recebo cerca de 800 e-mails por dia. Se estiverem somente 100 e-mails por responder ao final do dia – foi um dia produtivo. Se estiverem mais de 200 e-mails não vou dormir até os eliminar a todos. Já tentei todos os diferentes programas de gestão de e-mails mas para mim apenas dão mais trabalho – por isso apenas tento varrer toda a caixa de entrada.
Para o fazer peço às pessoas com quem trabalho que escrevam e-mails muito pequenos, com apenas um tópico. Sou militante disto. Se você precisar de enviar um e-mail mais longo deverá dar-lhe um prefácio com uma linha de assunto como “Isto é longo. Não espero uma resposta.” Os e-mails que requerem resposta imediata devem ser referentes a somente um tópico e se eu for incluído num e-mail de grupo e achar que o meu input não será necessário, não respondo.
Uma pequena coisa que faço e que é extremamente útil passa por definir pequenos objetivos ao longo do dia. Poderei dizer “Vou apagar 50 mensagens da caixa de entrada na próxima hora.” Há sempre outras coisas para fazer – essa lista é longa – mas também sabe muito bem ir despachando as coisas mais pequenas e chatas.
Aprendi que o maior bloqueio à minha produtividade é a alteração de conteúdo ou o saltar do tópico A para o tópico B. Não importa o quão rápido ou inteligente se é há um enorme custo para se estabelecer uma tarefa. Tento organizar o meu dia em blocos com pausas naturais pelo meio. Por isso se tiver muitas coisas para fazer para a Affirm e de seguida tiver que começar a pensar em algo para a Glow vou tentar organizar a minha agenda para que a alteração ocorra, por exemplo, à hora de almoço. Dessa forma não terei um momento abrupto entre limpar tudo da minha cabeça e seguir para outro assunto.
O meu maior mantra é “manter o foco.” Se você se estiver a preocupar com a concorrência ou preocupado com a angariação de fundos ou qualquer outra coisa, isso irá retirar-lhe produtividade. De cada vez que os meus colegas dizem “Esta empresa está no nosso espaço.” Ou “Estou preocupado com este procuto concorrente.” A minha resposta é sempre: “Mantenham o foco.” Se eu não estou a perder tempo preocupado com a competição, porque estão eles?