Como gerir uma avalanche de informação

A revolução digital fez com que sejamos constantemente bombardeados com nova informação, o que causa stress, falta de foco e fadiga mental. Que estratégias adotar face a esta nova realidade?

Para entender como estar constantemente conectado por meio de computadores e dispositivos móveis tem invadido as nossas vidas de trabalho, considere a experiência do sapo numa panela de água a ferver.

Um sapo numa panela de água fria que é aquecida suavemente não vai perceber que está a ferver até à sua morte, se a mudança for suficientemente gradual. Da mesma forma, a Web tem afetado a nossa atenção, e também a nossa produtividade – lenta mas seguramente, o calor da distração aumentou com décadas de evolução da internet a introduzir e-mails, sites, mensagens instantâneas, fóruns, as redes sociais e vídeos.

Esforçarmo-nos para gerir a tecnologia da melhor forma – ou afastarmo-nos das distrações, como atualizações de redes sociais ou e-mails – pode ser muito difícil, se não impossível para alguns. Exige uma séria força de vontade.

Qual é a resposta para as organizações de hoje em dia – o bloqueio? E arriscar a restrição do acesso a conteúdo e serviços verdadeiramente úteis? O bloqueio de partes da web só pode impedir o progresso e a inovação, e reagir de forma lenta à inovação só pode ter um impacto negativo na captação tecnológica, como comprovam os problemas com o sistema informático do serviço nacional de saúde britânico. Especialmente agora que a internet é cada vez mais uma “internet das coisas”.

Se quisermos avançar o conhecimento, é essencial ter acesso a toda a gama do conteúdo online. Há algum conteúdo na web que será sempre procurado. Os esforços para censurar a pornografia on-line, por exemplo, têm levado ao uso excessivamente zeloso de filtros – alguns tão inúteis que inevitavelmente levam a que sites de educação sexual legítimos sejam bloqueados.

A procrastinação não é uma coisa nova, e as pessoas vão sempre encontrar maneiras novas e criativas de adiar o trabalho. Mas existem meios para ajudar a combater essa distração, mesmo que apenas por algum tempo.

O problema com distração digital é que começa a partir do primeiro momento em que nos sentamos nas nossas mesas – ou até mesmo antes de lá chegarmos. Uma vez que abrimos o nosso e-mail, somos atraídos para conversas, perguntas e transmissões. Quanto mais e-mails aparecem, mais nos sentimos compelidos a lidar com eles.

Uma solução útil que envolve a analogia do sapo outra vez é: todos temos tarefas que ignoramos e atrasamos a chatear-nos no nosso inconsciente. Temos de concluir essas tarefas. Por que não começar o seu dia a fazer exatamente isso, e "comer esse sapo?" Em vez de verificar atualizações frívolas e e-mails, enfrente uma tarefa importante que esteja atrasada logo de manhã.

A popular técnica de Pomodoro, que sugere que se concentre durante 30 minutos em uma tarefa apenas, seguidos de um intervalo, pode ser útil na dedicação de tempo a projetos específicos. Outra maneira de comandar a distração é criar listas ou utilizar aplicações de gerência de tempo como a 30:30 ou a Wunderlist. Estas ajudam a criar um padrão estruturado para o dia de trabalho, que é especialmente útil se precisar de utilizar as redes sociais profissionalmente, mas também se precisa de arranjar tempo para fazer o que tem a fazer.

A meditação ganhou muita atenção no último par de anos, com programas como o Headspace de Andy Puddicombe a crescer em popularidade. Num escritório movimentado, estas ferramentas oferecem uma solução sensata para o problema de perder a concentração. Apenas cinco minutos de meditação podem ajudar a acalmar a mente e reunir concentração para concluir a tarefa atual. Vários estudos têm destacado os benefícios da meditação na produtividade de um trabalhador digital e na felicidade geral também.

As agendas de papel ainda são usadas, embora a sua popularidade tenha diminuído devido à multiplicação de alternativas eletrónicas. Essas alternativas, no entanto, nem sempre funcionam, levando a um dia repleto de tarefas fragmentadas e incompletas. Uma solução melhor é criar um calendário pessoal on-line que cobre um calendário de trabalho. Ao agendar tudo, desde a verificação das redes sociais e e-mails, ao tempo para a família e períodos livres, será possível fazer uma melhor utilização do tempo que tem.

Chega uma altura em que tem de cortar em coisas que não são boas para si, seja isso comida, bebida, ou redes sociais. Também devemos perceber que procurar distrações das nossas tarefas diárias não é saudável, especialmente porque podemos minimizar esse comportamento.

O Professor Steve Peters tem ajudado muitas estrelas do desporto de alto perfil a controlar esta parte impulsiva e emocional do cérebro, algo que a ele chama "cérebro de chimpanzé." A maneira mais fácil de ganhar o controlo é não alimentar esses impulsos, por exemplo, não abrindo o e-mail. Mas encontrar um meio-termo entre a restrição e o uso necessário não é fácil.

Alguns tentaram restringir a invocação de e-mails e os seus efeitos sobre a força de trabalho desligando-os por períodos de tempo definidos. Na Alemanha, tem havido apelos para impedir as empresas de entrar em contato com os funcionários depois do expediente. Enquanto isso é bom para aqueles que trabalham das nove às cinco, isso não se aplica a muitos, por uma variedade de razões: algumas pessoais, algumas devido à natureza do trabalho.

As ferramentas de autogestão são uma opção melhor. Para utlizadores do Google existe um aplicativo chamado Inbox Pause que faz exatamente isso – impede novos e-mails de aparecer por um período de tempo. Há também restrições para e-mail em dispositivos móveis para que só actualizam quando conetados a redes de trabalho ou em casa – o que significa uma menor probabilidade de verificar o e-mail compulsivamente quando sai para a rua, ou durante as férias.

Mas tudo isso exige um compromisso e, como qualquer modificação de estilo de vida, tem que a ver com uma vontade de mudar. A tecnologia continuará a inserir-se nas nossas vidas em casa e no trabalho, especialmente com o uso de smartphones. Então, para controlar as distracções – qualquer que seja a aplicação ou a técnica que escolhemos para nos ajudar – temos de confiar na nossa própria autodisciplina.