Como se tornar produtivo

A força de vontade é apenas o primeiro passo para a produtividade. Conheça os restantes. São diversas as estratégias que podemos utilizar para nos tornamos mais produtivos.

Para alcançar o máximo de produtividade é necessário ter um plano. Neste artigo irá aprender um plano fácil-de-seguir que irá aumentar a sua produtividade. O segredo é simples – descobrir a melhor altura do dia para trabalhar.

A produtividade não se trata apenas de truques com o e-mail ou estratégias para a gestão de tempo. São aspetos importantes mas é mais do que isso: é sobre aproveitar a energia e o tempo para fazer mais e melhor. Se seguir este plano irá tornar-se mais produtivo. É assim tão simples. Segue-se o processo de cinco passos.

O primeiro passo para descobrir a melhor altura do dia para trabalhar passa por fazer uma autoanálise cuidadosa. Neste passo o seu objetivo não passa por definir um cronograma estrito mas sim por encontrar a parte mais ampla do dia em que é mais produtivo.

Seguem-se duas questões que poderão guiá-lo nessa descoberta:

Quando é que me sinto mais vivo, energético, criativo, otimista e entusiasmado? Para mim é de manhã, para a minha mulher à noite. Os nossos horários de trabalho diferem o que permite que partilhemos as tarefas domésticas e os cuidados com as crianças mantendo elevados níveis de produtividade. Descubra quando está no seu auge – de manhã, à tarde, à noite, etc.

Parte da produtividade passa por ser capaz de ignorar as distrações que prejudicam a concentração. Agora que sabe quando tem a maior quantidade de energia determine quais são as suas maiores distrações. Deve evitar agendar um momento produtivo para essas alturas.

Agora que determinou as fases em que terá mais energia é altura de definir um a três períodos de 90 minutos. Estas sessões de 90 minutos são as suas rajadas de produtividade.

Porquê 90 minutos? Pesquisas têm mostrado que a maioria das pessoas trabalha melhor em ciclos de 90 minutos seguidos por uma pausa. O princípio constrói-se sobre o ritmo ultradiano do nosso corpo e é inútil lutar contra o mesmo – nem com estimulantes artificiais, como cafeína e açúcar. Como Drake Bauer escreveu para o Fast Company “O ciclo de 90 minutos funciona.”

É claro que não precisa de definir um temporizador (a não ser que ajude). Em vez disso use um período de 90 minutos como uma aproximação para medir a sua capacidade em termos de energia.

E o que acontece entre cada ciclo? Isso é consigo e com a sua vida. O que não deve fazer, no entanto, é trabalhar – ou trabalhar como nos anteriores 90 minutos. Deve fazer uma pausa – uma boa e sólida pausa ao estilo levante-se-e-mexa-se-um-pouco.

Em quase todas as minhas manhãs faço dois ciclos de 90 minutos, seguidos de uma pausa de três horas e meia a quatro horas. Depois, termino o meu dia de trabalho ao final do dia com mais um ciclo de 90 minutos.

Nem todo o trabalho é igual. Diferentes tipos de trabalho requerem diferentes níveis de produção de energia. Alguns trabalhos podem ser esgotantes a nível mental – outros podem ser energizantes e emocionantes.

Deve fazer as tarefas mais exigentes durante o tempo em que tem mais energia – distribuindo as tarefas menos exigentes pelas alturas em que a sua força mental é inferior.

Pode parecer contraintuitivo fazer as tarefas mais difíceis e desafiantes em primeiro lugar. Pergunta-se se isso não o irá deixar cansado para o resto do dia? Não necessariamente. Como Brian Tracy explica em “Engula Sapos!” terminar tarefas monumentais ao início da manhã não é enervante – é energizante.

A sensação de realização e sucesso estimula os centros de recompensa no nosso cérebro que por sua vez alimentam a capacidade para mais trabalho produtivo. Completar tarefas maiores em primeiro lugar não nos esgota – motiva-nos.

Você tem uma vida e tem de a incluir no seu ciclo produtivo. Há crianças para cuidar, reuniões para participar, refeições para comer e talvez sestas para fazer. Como é que as interrupções entram na sua melhor altura do dia para trabalhar?

Como explicado acima trabalhamos melhor em ciclos de 90 minutos. Você não deve tentar aguentar uma explosão produtiva ininterrupta. Em vez disso, use os seus ciclos de energia para abraçar as suas interrupções no momento certo.

A minha maior e mais agradável interrupção tem lugar ao almoço. Chego a casa, estou com a minha família, desfruto de uma refeição, brinco com as crianças e faço algumas tarefas domésticas. Poderá ser pouco ortodoxo para aqueles que usam a regra das noves às cinco mas enquanto me der ótimos níveis de produtividade está tudo bem.

Quando regresso do meu hiato de três horas sinto-me energético, criativo e preparado para outro ciclo de 90 minutos para terminar o meu dia.

Quando olhar para o seu dia encontre aqueles momentos em que as distrações são menores e a sua energia está no auge. De seguida pense nas suas interrupções. Aprecie as suas interrupções. Utilize-as para aumentar a sua produtividade e não o contrário.

Há uma limitação universal com que todos trabalhamos: um dia de 24 horas. Temos de encontrar os nossos momentos produtivos dentro dessas horas. Se você descobrir que o tradicional nove-às-cinco é o seu ciclo de produtividade, que seja. No entanto, há muitas horas além deste horário convencional que poderão ser as suas horas mais produtivas. Confronte as suas limitações e de seguida descubra o seu melhor tempo.

Para fazê-lo poderá ter de pensar fora da caixa. Todos enfrentamos limitações que requerem soluções criativas. Quando Nelson Mandela esteve preso na África do Sul escrevia as suas memórias durante a noite e dormia durante o dia. Era enormemente produtivo no seu projeto secreto, completando uma grande quantidade de escrita durante um curto período de tempo.

Algumas pessoas super-produtivas dormem até tarde, brincam metade do dia e entram no seu ciclo de produtividade por volta das oito da noite. De seguida, das nove da noite às duas da manhã produzem uma enorme quantidade de trabalho. O que funciona melhor consigo? Seja criativo.

Finalmente, sinta-se livre para se divertir. É muito fácil tornar-se um escravo da produtividade e esquecer a liberdade e diversão que a mesma permite!

A produtividade é uma estratégia que permite que aproveite a vida – sem estar dominado por horários e tarefas.

A única forma de desfrutar de uma vida produtiva é se for realmente produtivo e se divertir. Faça-o com paixão.