10 Dicas quanto ao que deve – e não deve – fazer quando envia um e-mail

O e-mail faz parte da rotina diária de quase todas as áreas profissionais dos dias de hoje - e como com tudo na vida há pequenas “regras” que não devem ser esquecidas.

Quando a utilização do e-mail se tornou comum no início dos anos 90 o mundo dos negócios mudou. O e-mail ocupa agora uma parte significativa do nosso dia de trabalho. De acordo com um estudo da International Data Corporation (IDC) os trabalhadores passam 28% do seu tempo (durante os dias úteis, de trabalho) a ler e a responder a e-mails.

Por muito que queiramos trabalhar mais depressa e de forma mais eficiente não devemos esquecer as regras sociais que acompanham qualquer tipo de comunicação. Seguem-se alguns exemplos do que deve e não deve fazer quando envia e-mails.

Lembre-se que terá de competir com as centenas de e-mails que entopem as caixas de correio dos seus destinatários todos os dias – logo, quanto mais claro for o assunto maior será a probabilidade da sua mensagem ser lida. Por exemplo: se estiver a enviar uma proposta seja específico e escreva “Proposta Fitch anexada”.

Cada e-mail deve incluir uma assinatura que diga ao destinatário quem você é e como é que o mesmo o pode contactar. Configure-a para que apareça automaticamente no final de cada e-mail. Inclua todos os seus detalhes de contacto para que o destinatário não tenha de procurar o seu endereço, e-mail ou número de telefone.

Utilizar “Hey” ou “Yo” não é profissional – não importa o quão bem conheça o destinatário. Utilize “Olá”, “Bom dia” ou “Caro (e insira o nome)”. Utilizar o nome do destinatário na saudação inicial – Olá João – é bastante apropriado mas lembre-se de não encurtar nomes se não tiver permissão para fazê-lo.

O humor não se traduz bem via e-mail. Aquilo que acha engraçado pode ser mal interpretado pela outra parte – ou tido como sarcasmo, se não for acompanhado por um tom vocal e expressões faciais. Em caso de dúvida, deixe o humor de fora da comunicação formal.

Não se surpreenda se for julgado pela forma como compõe um e-mail. Por exemplo, se o e-mail estiver repleto de palavras com erros ortográficos e gramaticais poderá ser encarado como desleixado, descuidado ou mesmo sem formação. Verifique a ortografia, a gramática e a mensagem antes de clicar no “Enviar”.

Crie o seu e-mail como uma nota isolada, mesmo que em resposta a uma corrente de e-mails. Inclua o assunto e quaisquer referências a conversas e e-mails anteriores. Pode ser frustrante, já para não referir que poderá consumir bastante tempo, ter de olhar para todos os e-mails para entender o contexto. O seu destinatário pode receber centenas de e-mails todos os dias e poderá não se lembrar da cadeia de eventos que conduziram ao seu e-mail.

Deve dar uma resposta atempada e educada a cada e-mail dirigido a si. Mesmo que ainda não tenha uma resposta, tire um momento para informar o remetente de que recebeu o seu e-mail. Informe, igualmente, o remetente caso o e-mail tenha sido enviado para o destinatário errado.

Nunca envie um e-mail se estiver zangado. Considere a mensagem antes de a enviar. Se se sentir chateado coloque a sua mensagem na pasta dos “rascunhos” e reveja-a novamente mais tarde, quando estiver mais calmo e tiver tempo para formular uma resposta apropriada.

É demasiado fácil partilhar e-mails – mesmo inadvertidamente. Se tiver de partilhar informação altamente pessoal ou confidencial faça-o pessoalmente ou ao telefone. Peça permissão antes de partilhar material sensível tanto no corpo do e-mail como em anexo.

Os pontos de exclamação – e outras manifestações de emoção, como os emoticons, as abreviações como LOL ou escrever tudo em MAIÚSCULAS – não são bem entendidos em comunicação formal. Deixe-as de lado a menos que conheça muito bem o destinatário. Também não é profissional utilizar uma série de pontos de exclamação!!!!

Poderá ser necessária alguma prática para que os seus e-mails se tornem profissionais e diretos – mas irá sentir-se (e irá parecer) mais organizado no longo prazo.