Como escrever e-mails

O exemplo pessoal de James Hamblin, editor sénior no theatlantic.com

Há pouco tempo reduzi em 50% o tempo que passo escrevendo e-mails e acho que muita gente poderia fazer o mesmo.

Com certeza a minha abordagem fez com que algumas pessoas me detestassem, já que passei a usar um estilo brusco. No entanto, se todos encarássemos o e-mail da mesma forma, esta abordagem não seria considerada grosseira. Eis as orientações básicas que resultam comigo e que sugiro que o resto do mundo também adote:

Saudações cordiais? Atenciosamente? Desde já agradeço?

Nenhum. Pode escrever o seu nome se lhe parecer brusco e vazio demais. No entanto, se a norma assim o ditasse, não lhe faria falta nenhuma.

Não perca tempo pensando se “Prezado”, “Olá” ou “[nome da pessoa]” é a saudação mais adequada. Vá direto ao assunto. Escreva o nome do destinatário se achar fundamental, mas a maioria das pessoas já sabe o seu nome. E também sabem o seu.

As saudações e cumprimentos são vestígios da missiva manuscrita que só se mantêm por uma questão formal. Omiti-los pode parecer brusco ou indelicado, mas é precisamente o contrário. Os e-mails longos e formais é que são indelicados.

As mensagens de texto e as plataformas de chat como o Google Chat e o Slack não exigem formalidade, por isso, porque seria indelicado omiti-los nos e-mails? É uma questão etária e cultural. Por experiência própria, posso afirmar que a maioria das pessoas com idade superior a 70 anos não se importa com os e-mails diretos; só os mais novos, que se adaptaram mal, insistem em escrever missivas que encaram como textos importantes pelos quais os outros as vão julgar e através dos quais julgam os outros.

O e-mail consome tempo ao destinatário. Escrever a alguém é dizer: «Sei que tem um limite de tempo e de atenção que pode despender hoje e vou ocupar um pouco desse espaço».

As formalidades desnecessárias são um desperdício de tempo. E o autor também perde tempo pensando no grau de formalidade a usar.

Os e-mails raramente justificam o uso de mais de três frases. Caso contrário, pondere telefonar ou encontrar-se pessoalmente com a pessoa. A interação social é saudável, ao contrário do tempo que passa na sua caixa de entrada.

Os nossos cérebros se entusiasmam com as novidades e dão prioridade aos e-mails mais recentes, por ler, que estão no topo da pilha, ainda que sejam rotineiros e diários, enquanto relegamos para segundo plano as conversas importantes (ou outras tarefas não relacionadas com o e-mail).

Novidade não é necessariamente prioridade.

Realizar o sonho de ter uma caixa de entrada vazia – perfeitamente limpa e organizada – é, para muitos, um mito. O mundo conspira para que isso não aconteça. E ficar obcecado com esta ideia pode ser contraproducente, se der prioridade aos e-mails que não merecem a sua atenção.

Contudo, a caixa de entrada vazia pode ser uma realidade se acrescentarmos os e-mails a uma lista de afazeres, juntamente com as outras tarefas diárias, para os organizarmos de acordo com aquilo que queremos mesmo fazer. O que pretendemos de um dia, de uma semana ou de uma vida – o que raramente gira à volta dos caprichos de uma caixa de entrada.

Se o seu emprego o permitir (e, na sua maioria, permitem).

Eu costumava atualizar umas 100 vezes. Muitos trabalhadores americanos passam um total de seis horas na caixa de entrada, com base em um estudo (cujo resultado me parece elevado). Algumas pessoas passam cerca de duas horas no e-mail, mas o tempo de mudança entre tarefas não é contabilizado. Sempre que vemos o e-mail perdemos os 30 segundos que demoramos a concentrar-nos na atividade que estamos realizando.

Quando vê o e-mail, passe a caixa de entrada a pente fino.

As pessoas que precisam de você com mais urgência deviam telefonar-lhe ou mandar mensagem.

Não quero frisar ainda mais os potenciais benefícios de se gastar menos tempo e energia nos e-mails – mas trará benefícios financeiros e a nível da saúde em qualquer sociedade.

Melhores cumprimentos,

Jim